Obbiettivo dematerializzazione: un nuovo approccio delle aziende al digitale.
La dematerializzazione è una delle più grandi opportunità per le imprese attuali e porta notevoli vantaggi in termini di tempo, risorse e accessibilità delle informazioni. Semplificare e migliorare l’organizzazione aziendale è un passo fondamentale per fornire un servizio efficiente.
Analizziamo alcuni aspetti del processo di gestione documentale aziendale migliorabili con un piano di Digital Transformation:
- una ricerca IDC ha dimostrato che il 55% dei documenti attualmente in uso nelle aziende nasce ancora su supporto cartaceo con una relativa gestione che occupa circa 3,6 ore alla settimana per ogni lavoratore.
- Tenendo conto dell’intera gestione, ogni foglio costa all’azienda circa due euro l’anno, ma attraverso una buona strategia di dematerializzazione, invece, sarebbe possibile ridurre fin da subito più del 40% dei documenti cartacei aziendali con una parallela riduzione del 50% degli errori manuali.
- Digitalizzare il flusso documentale avrebbe un impatto positivo sulla velocità del lavoro (tempo dedicato al recupero delle informazioni inferiore al 12%) e sui costi di archiviazione. L’osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha dimostrato che il risparmio con la dematerializzazione documentale può arrivare fino all’80%.
- Abbattimento dei costi di recupero documenti smarriti (1 documento su 20 viene smarrito, il costo per recuperarlo è di 120 euro).
Non solo archiviazione, l’iter completo di una gestione documentale evoluta efficiente, prevede anche la Conservazione Digitale di tutti i documenti informatici, garantendo validità legale nel tempo previsto dalla legge italiana.
Quali sono gli aspetti positivi della dematerializzazione?
- Aumento dell’efficienza dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
- Scansione massiva dei documenti
- Dematerializzazione dei flussi cartacei
- Automazione e controllo dei processi
- Miglioramento della produttività
- Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse
- Collaborazione tra utenti interni ed esterni
- Condivisione del patrimonio informativo
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