Ritardi, errori manuali nell’inserimento dati, difficoltà di comunicazione sono difficoltà che possono emergere in diversi reparti all’interno di un’organizzazione aziendale ma la questione diventa più complessa se questo accade nella gestione delle risorse umane. Il settore HR (Human Resources) prevede diverse attività che possono incidere sull’efficienza dell’intero assetto aziendale. Come ovviare queste problematiche?
Parola d’ordine semplificare, gestire in un modo totalmente innovativo le informazioni: dalle note spese, alla registrazione delle presenze fino al flusso documentale.
Introdurre soluzioni innovative nella gestione delle risorse umane può aprire le porte ad un vero e proprio processo di trasformazione digitale generale. Questo particolare aspetto, ha spinto le organizzazioni a riflettere sul proprio modello organizzativo avvicinandosi sempre di più a metodi agili ed efficienti.
Digitalizzare per:
- Rendere più sicure le informazioni: dematerializzare i documenti e le procedure migliora il livello di organizzazione delle informazioni e garantisce una miglior protezione dei dati.
- Incrementare il benessere del personale: le piattaforme informatiche contribuiscono alla diffusione della cultura digitale e al conseguente miglioramento della collaborazione tra dipendenti.
- Integrare i processi: digitalizzare i dati per facilitarne l’individuazione e la conservazione. Viene favorita la condivisione volta a snellire i processi e rendere più rapide le comunicazioni.
Pertanto, si può affermare che i responsabili HR assumono un ruolo significativo nel far emergere le esigenze specifiche delle persone per accompagnarle al cambiamento con il supporto delle tecnologie digitali.
Una nuova operatività tra uffici Paperless e Smart Working
Ponendo l’attenzione sulla quotidianità di diversi uffici, ci rendiamo conto come la gestione delle risorse umane sia una delle aree aziendali coinvolta maggiormente nella burocrazia con la produzione di molta documentazione e trattamento di molte informazioni: fogli presenze, curriculum vitae, dati personali dei dipendenti, cedolini, corsi di formazione e molto altro.
Ma quali sono i benefici concreti di un ufficio HR dematerializzato?
Numerose indagini hanno dimostrato la rilevanza del risparmio economico-organizzativo di una gestione totalmente digitalizzata:
- Diminuzione significativa dei costi di stampa, conservazione, spedizione e tutto ciò che comporta la gestione di un documento cartaceo
- Riduzione degli errori e del rischio di “perdita” o compromissione dei documenti
- Maggior condivisione, archiviazione sicura e facile consultazione dei dati.
Strettamente interconnesso all’HR Transformation è interessante considerare quanto sia stato fondamentale in alcune realtà, l’intervento dei responsabili HR nel fornire le competenze digitali adeguate e la giusta motivazione per l’impiego dello Smart Working, una realtà sempre più diffusa e sperimentata durante l’emergenza sanitaria da aziende private e PA italiana.
Poter garantire una continuità operativa si è rivelata la carta vincente per il business. Pertanto le aziende maggiormente propense alla crescita e al futuro hanno favorito lo sviluppo della funzione HR in un’ottica decisamente più flessibile che possa contribuire nella delineazione di una nuova concezione del lavoro a vantaggio della produttività e del work-life balance dei lavoratori.
