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Technical Questions

TI RICORDIAMO CHE..

E’ sempre importante e necessario verificare l’esito delle fatture inviate tramite il Digital Hub, questo ci permetterà di evitare sanzioni.

Fatturazione Elettronica

Come effettuare il controllo sull’esito delle fatture?

  1. Lanciare un report di controllo che ci permette di visualizzare l’elenco Stato Documenti, seguendo il percorso Comunicazioni Digitali/Fatturazione Elettronica/Elenco Stato Documenti. All’interno del report è possibile visualizzare l’elenco di tutte le fatture emesse suddivise in base al loro stato. Da qui si può verificarne l’esito e avere la possibilità di controllare che siano effettivamente tramitate dallo SdI e che siano state correttamente validate.                          

2. Controllo incrociato fra le fatture inviate al Digital Hub da Mago e le fatture realmente presenti sul Digital Hub.

3. Essere autonomi e aver accesso al cassetto fiscale. La situazione che troviamo sul Digital Hub deve essere allineata al cassetto fiscale.

Dove posso inserire l’imposta di bollo in Fattura Elettronica?

Per far uscire correttamente l’imposta di bollo in Fatturazione Elettronica, bisogna impostare il bollo nella tab “Riepilogo” del documento di vendita.

Questa impostazione possiamo renderla di default inserendo il dato in anagrafica clienti (vedi F.A.Q. del cliente in esenzione IVA).

Pertanto, quando andremo a preparare l’F24 per l’AdE, potremo utilizzare il report “Controllo Stampe Contabili” tramite il percorso Amministrazione/Contabilità/Liste di Controllo e andando ad impostare i filtri riportati nell’immagine seguente:

Cosa significa l’errore "The Descrizione element is invalid?"

Le fatture vengono scartate perché nel documento emesso hanno inserito i caratteri speciali “€”, doppie virgolette (“) e apostrofo (‘).

In questo caso, si presenterà il seguente errore:

Mentre su Mago viene riportato:

Questo provoca uno scarto (se si utilizza Mago.Net) e invio fallito o validazione fallita (se si utilizza Mago4).

Per effettuare la correzione, è necessario scrivere per esteso “Euro”, togliere le doppie virgolette (“) e l’apostrofo (‘).

Come posso procedere con l’emissione della LIPE per le aziende controllate?

Quando si emetterà la LIPE per le aziende controllate, nella procedura “Invio Liquidazione IVA” bisogna compilare il campo “Partita IVA Azienda Controllante“: il campo deve essere compilato se la liquidazione IVA viene inviata da parte di un’azienda controllata da un’azienda controllante che effettua liquidazione IVA di gruppo. Nel caso l’azienda esca dalla liquidazione IVA di gruppo, occorre indicare anche l’Ultimo Mese di liquidazione IVA di gruppo. Entrambi i campi sono editabili quando è impostato il flag Dichiarante diverso da Contribuente.

Inoltre, non si dovrebbe mai indicare manualmente il Credito/Debito IVA periodo precedente né l’acconto IVA del mese di Dicembre. Se tali importi sono presenti nella Liquidazione, l’invio della Liquidazione viene impedito se si è indicata la partita IVA della Controllante.

Cosa vuol dire DH VALIDAZIONE FALLITA O DH INVIO FALLITO?

Nel momento in cui i documenti di vendita vengono spediti al Digital Hub, prima di arrivare al portale vengono prima validate e poi inviate.

In base alla fase in cui si presentano gli errori, i documenti di vendita ritornano in Mago riportando lo stato DH VALIDAZIONE FALLITA oppure DH INVIO FALLITO.

Cosa significa lo stato della fattura DH ACCODATO?

DH ACCODATO è il primo stato che riporta una fattura nel momento in cui viene inviata elettronicamente.

In questa fase, il documento di vendita viene analizzato per poter procedere correttamente all’invio sul portale del Digital Hub evitando futuri scarti.

Quali sono gli stati utilizzati nella modalità Asincrona?

Per la fatturazione elettronica attiva, il primo stato che incontriamo quando inviamo il documento elettronicamente è DH Accodato, se il documento di vendita non riporta errori viene invitato al DH e lo stato sarà quello dell’elaborazione e infine Iter Completato.

Se invece il documento di vendita presenta errori, vedremo che il documento non verrà inviato al DH ma ritornerà su Mago riportando lo stato DH Validazione Fallita o DH Invio Fallito.

Come funziona la modalità Asincrona per la fatturazione attiva dall’ultima versione di Mago?

La modalità attiva per l’ultima versione di Mago è la modalità Asincrona.

Nel momento in cui i documenti di vendita emessi vengono inviati al Digital Hub, avranno come stato DH Accodato, in questa fase i documenti vengono controllati e se non presentano errori vengono spediti regolarmente al Digital Hub, dove l’iter prosegue come sempre.

Come inserisco l‘IBAN della banca azienda nel foglio di stile dell’AdE?

Per poter inserire l’IBAN nel foglio di stile dell’Agenzia delle Entrate è necessario valorizzare nel documento di vendita i campi “Banca Azienda” e “C/C Azienda Pagamenti“, presenti nella TAB Scadenze.

Se in anagrafica Banca Azienda sono impostati correttamente ABI e CAB, nel foglio di stile dell’AdE, verrà valorizzato il codice IBAN per intero. Per poter valorizzare questi due campi in automatico, bisogna agire direttamente in anagrafica cliente e impostare le voci “Banca” e “C/C Pagamenti” nella TABDati Pagamento” (sezione “Banca Azienda“).

Come vedo il motivo dello scarto?

Il motivo dello scarto è visibile sul Digital Hub cliccando sul pulsante della “lente d’ingrandimento” e a seguire la voce “proprietà” ma è anche individuabile su Mago.

Se la fattura su Mago riporta lo stato aggiornato “DH Scartato“, cliccando sul pulsante in alto a destra vi si aprirà una schermata con il motivo dello scarto.

Una volta corretto lo scarto si può procedere con il rinvio del documento di vendita al DH cliccando sul menù a tendina del pulsante “Funzioni Digitali” voce “Rinvia“.

Ho una fattura scartata, cosa devo fare?

Quando riceviamo uno scarto per una fattura B2B o PA (Pubblica Amministrazione), è necessario verificare il motivo dello scarto su Mago o sul Digital Hub e gestire il reinvio entro i cinque giorni successivi.

Come imposto una Natura IVA nel Codice IVA?

Per impostare o cambiare una Natura IVA abbinata al Codice IVA, è necessario seguire il seguente percorso: Amministrazione/Tabelle/Codici IVA/Codici IVA.

Cercare il Codice IVA tramite il tasto della ricerca (F3), selezionare la Tab “Comunicazioni Digitali” e impostare la Natura IVA nel campo selezionato.

N.B. Si ricorda che quelli che hanno l’Aliquota, non dispongono della Natura IVA.

Come fare l’esportazione massiva dal DH per mandare i documenti al commercialista?

Fatture Elettroniche emesse: sul DigitalHub è necessario seguire tale percorso Fatture Elettroniche attive / Iter completato/ Consegnati – Mancata Consegna.

  1. Selezionando più di un documento comparirà in basso a sinistra il pulsante ESEGUI ESPORTA.

2.  In alternativa, si potrà cliccare ESPORTAZIONE MASSIVA in alto a destra e filtrare per periodo.

Una volta eseguita l’esportazione, troveremo la richiesta in: DigitalHub / Esporta / Pulsante Download.

Dopo aver cliccato, verrà scaricato un file zip contenente i file in XML. I file saranno resi disponibili in massimo due ore dalla richiesta di esportazione e avranno validità per massimo cinque giorni. Tale procedura vale per la Fatturazione Elettronica Passiva.

Come posso rinviare una fattura scartata dopo aver modificato l’errore?

Sarà necessario aggiornare lo stato della fattura, possibile sia entrando singolarmente su ogni fattura emessa oppure tramite la procedura massiva.

Una volta che lo stato sarà aggiornato e in fattura si vedrà la dicitura “scartata” o “rifiutata“, la fattura risulterà modificabile e si potrà rinviare con il tasto RINVIA direttamente dalla fattura cliccando sul tasto: FUNZIONI COMUNICAZIONI DIGITALI in alto a destra.

Se abbiamo la firma automatica, la fattura svolgerà l’Iter normale di firmata e confermata in automatico sul Digital Hub. Se invece abbiamo la gestione di firma manuale dovremmo accedere al Digital Hub e andare a firmare e confermare la fattura corretta.

  1. Aggiornare lo stato della fattura singolarmente: Vendite / Documenti di vendita / Fatture / Funzioni Comunicazioni Digitali / Aggiorna Stato.

2. Aggiornare lo stato della fattura massivamente: Comunicazioni Digitali / Fatturazione Elettronica / Aggiornamento Stato Documenti / Funzioni Comunicazioni Digitali / Aggiorna Stato Documenti / Estrai.

Una volta aggiornato lo stato e modificata la fattura, si dovrà cliccare RINVIA in FUNZIONI COMUNICAZIONI DIGITALI.

Come scaricare in Excel/pdf ciò che vedo sul portale DigitalHub?

Seguire il percorso: Digital Hub / Fatture Elettroniche attive-passive / Freccetta (verso metà pagina è presente una freccetta che aprirà una barra con all’interno un campo di filtro e un campo per esportazione della schermata che visualizziamo nei vari formati). Una volta inserito il filtro di interesse, cliccando su STAMPA avremo la possibilità di esportare la schermata nel formato che desideriamo e verrà salvato automaticamente nei download.

Cosa vuol dire Mancata Consegna? Su Mago la scritta è in rosso, mi devo preoccupare?

  • Mancata Consegna (solo per fatture verso PA): Digital Hub ha trasmesso correttamente i documenti allo SdI ma quest’ultimo non ha potuto consegnare le fatture ai destinatari. I documenti, per i quali è stata ricevuta la notifica di “Mancata Consegna” si ritengono comunque “emessi“. Per il completamento dell’Iter delle fatture si dovrà aspettare un’ulteriore notifica da parte dello SdI.
  • Non Recapitabili (solo per fatture verso PA): se trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di “Mancata Consegna“, lo SdI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, il file assume lo stato “non recapitabile” a fronte della notifica di “Attestazione di avvenuta trasmissione per impossibilità di recapito“. In questo caso, il soggetto cedente dovrà inviare la notifica “Attestazione di avvenuta trasmissione” (uno zip contenente la notifica vera e propria ed il file firmato inviato allo SdI) al cessionario tramite canali differenti da quello dello SdI (es. tramite PEC).
  • Mancata Consegna (solo per fatture verso Privati): Digital Hub ha trasmesso correttamente i documenti allo SdI ma quest’ultimo non ha potuto consegnare le fatture ai destinatari. I documenti per i quali è stata ricevuta la notifica di “Mancata Consegna” si ritengono comunque “emessi“.
| Documentazione Digital Hub Zucchetti – Fatturazione Elettronica Attiva.

Quali sono le cause della mancata consegna?

A. Mancata registrazione dell’indirizzo telematico del cliente sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate per cui la fattura è stata inviata con:
  • Codice Destinatario” valorizzato con 7 zeri o Identificativo compilato con “Nessun identificativo” (modalità diffusa per le fatture destinate a consumatori finali oppure nel caso in cui non si conosce l’indirizzo telematico del destinatario);
  • Codice Destinatario” valorizzato con 7 “X” (fatture elettroniche emesse con riferimento a operazioni “transfrontaliere”).

B. Inserimento errato della casella PEC;

C. Cause tecniche del sistema ricevente (es. casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo);

In ogni caso, il documento sarà disponibile sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Ho inviato erroneamente una fattura sul DH e non l’ho ancora firmata, posso eliminarla?

Si, se la fattura non è stata ancora firmata e confermata (firma manuale) vale a dire che non è stata ancora inviata allo SdI e di conseguenza si può ancora agire sopra eliminandola.

Il documento sul Digital Hub si eliminerà direttamente da Mago attraverso il pulsante Funzioni Comunicazioni Digitali che troveremo in fattura di vendita sotto la voce elimina da Digital Hub.  Il documento verrà aggiornato riportando lo stato della fattura in bozza/non inviata e eliminando la riga sul DH.

Se invece, come impostazioni nei parametri abbiamo la firma automatica, le fatture usciranno da Mago e arriveranno sul Digital Hub già firmate e confermate per cui non sarà più possibile eliminarla perché sarà già in stato di elaborazione.

Perché non vedo più dei documenti sul DH?

I documenti non saranno più visibili sul Digital Hub perché sono passati in conservazione.

I documenti presenti nel Digital Hub svolgeranno il seguente Iter:

  • dal momento in cui il documento arriva in Iter completato, dal sessantesimo giorno i pacchetti verranno elaborati tramite una procedura schedulata e passeranno alla sezione Archivio, l’elaborazione non segue l’ordine in cui le fatture sono arrivate in Iter completato;
  • in archivio rimarranno per un periodo limitato fino a quando non saranno completamente processati e inviati alla Conservazione;
  • una volta che i documenti sono arrivati in Conservazione non saranno più visibili sul Digital Hub.

Se come condizione di pagamento ho il bonifico, come controllo se compare IBAN in Fattura Elettronica?

  1. Se in fattura ho come condizione di pagamento il bonifico, per controllare se nel foglio di stile della Fatturazione Elettronica compare l’Iban, bisogna cliccare su Funzioni Comunicazioni Digitali e successivamente Esegue Preview.

2. In fondo al foglio di stile troveremo i dati relativi al pagamento, compreso l’Iban. Qualora la condizione di pagamento fosse di tipo Ricevuta Bancaria comparirebbe l’ABI e il CAB.

3. Se abbiamo inserito la condizione di pagamento Bonifico Bancario ma l’Iban non compare in Fattura Elettronica, bisogna controllare che il campo C/C Azienda Pagamenti nella sezione Scadenze nel documento di vendita sia valorizzato. Possiamo usufruire dell’automatismo impostando questo dato direttamente nell’anagrafica cliente, così che venga riportato in fattura.

Come si crea un’anagrafica Clienti/Fornitori CEE/EXTRA CEE?

Per la creazione di un’anagrafica clienti/fornitori su Mago è necessario eseguire la procedura indicata nell’Area Tecnica del nostro sito (Vedi Procedure).

Come verificare il consumo delle Fatture Elettroniche?

  1. Accedere al Digital Hub Zucchetti e cliccare il pulsante CONSUMI.

2.  Vi si presenterà la seguente schermata in cui è possibile monitorare dettagliatamente il consumo.

Mago

Provando ad accedere in Mago ottengo messaggio "Utente non riconosciuto" cosa devo fare?

In questo caso bisogna controllare le credenziali inserite, se la password viene sbagliata più di tre volte l’accesso viene bloccato e bisogna contattare la nostra assistenza per sbloccare e riuscire con l’accesso.

Come posso disattivare l’ammortamento per uno o più anni di un cespite materiale/immateriale?

Per disattivare l’ammortamento automatico del cespite e ripartire correttamente nell’esercizio successivo, è necessario inserire l’anno in cui il cespite viene congelato e i relativi flag nelle colonne: “Amm.fiscale disattivo” e “Amm.bilancio disattivo” all’interno della Tab Periodi Disattivi in anagrafica del cespite materiale/immateriale.

Quale scheda posso utilizzare per vedere tutti i movimenti di un cespite?

Seguendo il percorso Amministrazione/Cespiti/Movimenti Cespiti/Schede Cespiti, filtrando eventualmente per cespite e per periodo, possiamo visualizzare tutti i movimenti del cespite selezionato.

Quando devo inserire il movimento Intrastat?

In Mago, gli acquisti intracomunitari possono essere inseriti:

  1. Contestualmente alla registrazione dei Documenti Ricevuti
  2. Generati in automatico al termine della registrazione di un documento dal Modulo Acquisti
  3. Inseriti manualmente mediante l’apposita finestra presente nel modulo Amministrazione/Intracomunitario

Quale report posso usare per fare una simulazione dell’ammortamento cespiti?

Se abbiamo impostato un regime “fiscale“, possiamo utilizzare i seguenti report seguendo il percorso Amministrazione/Cespiti/Simulazioni:

Se invece, abbiamo impostato un regime “di Bilancio“, possiamo usare i seguenti report sempre seguendo il percorso Amministrazione/Cespiti/Simulazioni:

Come effettuare una ricerca se il campo non è valorizzato?

Nel caso in cui avessimo la necessità di ricercare un campo vuoto in Mago (ad esempio tutti i clienti che non hanno la partita IVA inserita in anagrafica clienti) , bisogna entrare in ricerca, posizionarsi sul campo da ricercare, click tasto destro del mouse e selezionare la voce “Inserisci in Ricerca“.

A questo punto, possiamo lanciare il radar (tasto F7 della tastiera) e avremo tutte le anagrafiche clienti senza Partita IVA.

Come posso procedere con l’emissione della LIPE per le aziende controllate?

Quando si emetterà la LIPE per le aziende controllate, nella procedura “Invio Liquidazione IVA” bisogna compilare il campo “Partita IVA Azienda Controllante“: il campo deve essere compilato se la liquidazione IVA viene inviata da parte di un’azienda controllata da un’azienda controllante che effettua liquidazione IVA di gruppo. Nel caso l’azienda esca dalla liquidazione IVA di gruppo, occorre indicare anche l’Ultimo Mese di liquidazione IVA di gruppo. Entrambi i campi sono editabili quando è impostato il flag Dichiarante diverso da Contribuente.

Inoltre, non si dovrebbe mai indicare manualmente il Credito/Debito IVA periodo precedente né l’acconto IVA del mese di Dicembre. Se tali importi sono presenti nella Liquidazione, l’invio della Liquidazione viene impedito se si è indicata la partita IVA della Controllante.

Quale causale cespiti devo utilizzare quando ho un acquisto successivo di un bene?

La causale da utilizzare nel movimento cespite per un acquisto successivo è ACQSUCC, questa causale va ad incrementare il valore di acquisto iniziale.

Come verificare se una dichiarazione di intento ricevuta è stata registrata?

Per verificare che una dichiarazione di intento ricevuta sia stata registrata, verificare in Anagrafica Clienti, sotto la tab Dichiarazioni nel campo Dichiarazioni di Intento. Se non sono presenti dati, contattare l’assistenza per l’inserimento in Mago.

Come imposto un cliente in esenzione IVA?

Per impostare un cliente in esenzione IVA, andare nella Tab Dati Amministrativi/Anagrafiche Clienti e flaggare il campo “Esenzione IVA“.

Come faccio a capire quale versione di Mago è installata?

1. Cliccare su “Impostazioni” nel menu sulla sinistra:

2. Selezionare la voce “Informazioni Prodotto“:

3. I primi tre numeri della “Versione Installazione” indicheranno la versione di Mago installata (nel caso dell’immagine sottostante, la versione è 3.0.0):

Come fare per riportare i saldi da un anno contabile all’altro?

Per riportare i saldi contabili da un anno non ancora chiuso in definitivo a quello nuovo, è necessario eseguire la procedura di “Chiusura Contabile Temporanea” seguendo il percorso Servizi/Amministrazione/Operazioni di Fine Esercizio. Per eseguire tale procedura bisogna posizionarsi al primo giorno dell’anno nuovo.

N.B. Consigliamo di effettuare questo procedimento, ogni volta che vengono apportate modifiche in contabilità nell’anno in chiusura.

Conservazione Digitale

Posso cancellare i documenti presenti in Conservazione?

Il sistema di Conservazione mette a disposizione la possibilità di eliminare in modo definitivo documenti presenti al suo interno tramite il percorso Cancellazioni/Richiesta Cancellazione Documenti.

E’ necessario applicare i filtri desiderati e procedere con “Avvia Ricerca“. I risultati verranno elencati in maniera aggregata per azienda di appartenenza, classe documentale e anno di riferimento. Selezionando la/le aggregazioni desiderata/e automaticamente vengono selezionati anche i documenti ad essa/e appartenenti, è possibile deselezionare eventualmente quelli non necessari.

A questo punto, si clicca su “Conferma Selezione” e la procedura inserisce la richiesta e invia un’e-mail di notifica all’indirizzo fornito in fase di sottoscrizione del contratto. Per una maggior sicurezza, la richiesta dovrà essere successivamente confermata tramite “Conferma Cancellazione” oppure eventualmente annullata tramite “Annulla Richiesta“.

Una volta confermata la richiesta, il sistema provvederà all’eliminazione definitiva dei documenti.

La firma digitale è obbligatoria per la Conservazione?

Si, il censimento delle credenziali di firma digitale si rende necessario per caricare in Conservazione documenti in formato PDF.

Posso caricare nel sistema di Conservazione documenti diversi dalle Fatture Elettroniche?

Si, nel momento in cui si carica il documento esterno bisogna selezionare la classe documentale corretta.

Posso variare il Responsabile della Conservazione censito nel sistema di Conservazione?

Si, per poterlo variare bisogna accedere all’ambiente di conservazione, selezionare “Dati Anagrafici” nella dashboard e successivamente “Responsabile Conservazione e Delegato”.

Come posso aggiornare i dati nell’ambiente di Conservazione e vedere gli ultimi documenti?

Partendo direttamente dalla “DASHBOARD“:

Cliccare sul pulsante “Aggiorna Dati“:

Comparirà il seguente messaggio e cliccare “OK“, dopodiché attendere pochi secondi che la pagina venga aggiornata.

Come posso ricercare i documenti sull’ambiente di Conservazione Digitale Zucchetti?

Posizionarsi su “DASHBOARD“:  Impostare l’anno di acquisizione del documento da ricercare:

In alto a destra selezionare la classe documentale, la “classe” del documento è da definirsi come un “contenitore” dove si vanno a distinguere i documenti conservati:

Lanciare l’esecuzione dei filtri tramite il pulsante apposito “Esegui Filtri“:

Cliccare sul tasto “Totale Documenti” per vedere l’elenco di tutti i documenti precedentemente filtrati.

Come verificare il consumo delle Fatture Elettroniche?

  1. Accedere al Digital Hub Zucchetti e cliccare il pulsante CONSUMI.

2.  Vi si presenterà la seguente schermata in cui è possibile monitorare dettagliatamente il consumo.

Come fanno le fatture a passare dal DH alla Conservazione?

Le fatture vengono inviate alla Conservazione in automatico, l’utente non dovrà far nulla.

Le fatture passeranno dalla sezione di Iter completato all’archivio. Una volta che saranno in archivio passeranno in Conservazione. Cliccando sulle tre lineette a destra della fattura, sul Digital Hub si aprirà una scheda che ci indicherà tutte le informazioni con le date di invio in Conservazione.

Come si fa a visualizzare le fatture in Conservazione?

All’interno del portale della Conservazione, è necessario cliccare nella casella della DASHBOARD che abiliterà la sezione in alto con la possibilità di ricercare per classe documentale. Una volta filtrata la classe, nella DASHBOARD abbiamo la possibilità di visualizzare se le fatture sono ancora nella fase di pre-ingest o già in Conservazione ufficiale.

La scheda Documenti da Conservare, racchiude tutti i documenti ancora presenti nell’area pre-ingest;

La scheda Documenti Conservati, racchiude tutti i documenti già presenti nell’area precedente;

La scheda Totale Documenti, rappresenta la somma delle due categoria sopra descritte, indicato come 100% dei documenti elaborati.

Come posso recuperare le credenziali della Conservazione Digitale Zucchetti?

Per poter richiedere il recupero delle credenziali occorre seguire le indicazioni riportate qui di seguito:

  1. Nella pagina della Login cliccare sulla voce “Recupero Credenziali“:

2. Verrà aperta una finestra in cui se si conosce il “Nome Utente“,  è possibile inserirlo nell’apposito campo e cliccare su “Richiedi Reset Password“.

Mentre se non si conosce questo dato, procedere inserendo la Partita IVA, il Codice Fiscale dell’azienda e il Codice Fiscale del responsabile della Conservazione (persona fisica che ha ricevuto le credenziali per il primo accesso). Eseguire la verifica “Non sono un robot” e procedere con “Richiedi Reset Credenziali“.

Verrà mandata una mail che conferma l’effettiva richiesta di recupero credenziali e successivamente una mail con le nuove credenziali temporanee per effettuare il nuovo accesso e impostare la nuova password.

Come posso monitorare il consumo dell’ambiente di Conservazione?

Per verificare il consumo dell’ambiente di Conservazione è necessario eseguire la procedura indicata nell’Area Tecnica del nostro sito (vedi procedure).

Qualora il vostro consumo superasse la fascia concordata in fase contrattuale, è consigliabile contattarci all’indirizzo: commerciale@measoft.it

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